Programa de Compliance

O Programa de Compliance da Vedsoft Brasil Ltda tem como foco coibir conduta inapropriada dos nossos Administradores e Colaboradores, incluindo Estagiários e Aprendizes, sendo composto por um conjunto de políticas, normas e procedimentos voltados para a prevenção, monitoramento, detecção e resposta em relação aos atos lesivos previstos na Lei 12.846/2013.

Este Programa de Compliance é fundamentado em três pilares, a saber:

• Prevenção do Risco de Corrupção: elaboração e comunicação de políticas e normas claras e objetivas, além de treinamento para todos os Administradores e Colaboradores, incluindo Estagiários e Aprendizes.
• Monitoramento e Detecção de Condutas Inapropriadas: monitoração dos riscos e dos controles relacionados a anticorrupção e a rápida identificação de condutas não aderentes ao Código de Conduta Ética da Vedsoft por meio da gestão dos canais de denúncias.
• Resposta da Administração: diligência nas denúncias recebidas, nos apontamentos realizados pela auditoria e pelos órgãos reguladores e fiscalizadores, e aplicação das medidas disciplinares.

Este documento é disponibilizado para todos os Administradores e Colaboradores, incluindo Estagiários e Aprendizes da Vedsoft, se estendendo aos Prestadores de Serviços em atuação.

1. Comprometimento da Administração

A Administração da Vedsoft apoia o Programa de Integridade de forma que tenha sua eficácia atendida. Todas as políticas e normas referentes a ética e a anticorrupção são ratificadas em reuniões da Administração e devem ser seguidas por todos os Administradores e Colaboradores, incluindo Estagiários e Aprendizes da Vedsoft na execução de seus trabalhos e negócios, estendendo-se, ainda, aos Prestadores de Serviços.

Cumpre à Administração:

• Promover altos padrões de integridade e ética e a difusão de uma cultura que enfatize e demonstre a todos os Administradores e Colaboradores, incluindo Estagiários e Aprendizes, e Prestadores de Serviços, a importância de prevenir, detectar e sanar desvios, fraudes, irregularidades e atos ilícitos praticados, principalmente, contra a administração pública;
• Estabelecer e divulgar procedimentos para recepção e tratamento de informações acerca do descumprimento de dispositivos legais e normativos aplicáveis à Vedsoft, inclusive com previsão de procedimentos específicos para proteção do prestador da informação e da sua confidencialidade;
• Realizar correção ou aprimoramento de políticas, práticas e procedimentos identificados no âmbito de suas atribuições;
• Avaliar as denúncias das infrações e violações à esta política;
• Garantir que as infrações e violações sejam seguidas de ações disciplinares aplicáveis, independentemente do nível hierárquico, sem prejuízo das penalidades legais cabíveis.

2. Padrões de Conduta e Procedimentos de Integridade

2.1. Política e Norma Corporativa Anticorrupção

A Vedsoft estabelece regras e procedimentos que visam à prevenção e ao combate à corrupção e ao suborno, em conformidade com a legislação e regulamentação vigentes no Brasil. Dentre os pontos da norma, destacam-se orientações que limitam ou vedam a concessão de brindes, presentes e vantagens indevidas a Agentes Públicos e Pessoas Expostas Politicamente.

A norma prevê, também:

• a forma, requisitos, controle e registro das agendas quando relacionadas aos contatos dos Administradores e Colaboradores da Vedsoft com agentes públicos e PEP (Pessoa Exposta Politicamente), assim entendida como aquela que desempenha ou desempenhou nos últimos cinco anos anteriores, no Brasil ou em países, territórios e dependências estrangeiros, cargos, empregos ou funções públicas relevantes;
• registros dos gastos realizados com Agentes Públicos e Pessoas Expostas Politicamente por meio de reembolso de pequenas despesas e com cartão corporativo;
• registro de concessão de presentes, brindes e entretenimentos para Agentes Públicos e Pessoas Expostas Politicamente;
• orientações pertinentes a participação de Agentes Públicos e Pessoa Exposta Politicamente em eventos patrocinados pela Vedsoft, tais como seminários, congressos, no Brasil ou no exterior;
• a realização de diligência na contratação de Colaboradores, bem como nas concessões de doações e patrocínios; e
• cláusula anticorrupção, canais de denúncias, proteção ao denunciante, treinamentos, medidas disciplinares, pronta interrupção de irregularidades ou infrações, e fusões, aquisições, alienações e parcerias.

3. Padrões de Conduta e Políticas de Integridade para Colaboradores

Todos os Colaboradores, ao ingressar na Vedsoft, aceitam as cláusulas presentes neste Programa e firmam compromisso quanto ao alinhamento aos valores de integridade e ética da Vedsoft.

4. Treinamentos

A Vedsoft, além de divulgar amplamente suas políticas, investe em treinamentos para todos os temas, inclusive em relação à conduta ética e anticorrupção.

5. Análise Periódica de Riscos

Os riscos relacionados à corrupção são monitorados e controlados periodicamente pela Administração e pela gestão dos canais de denúncias.

6. Registros Contábeis

Todos os registros contábeis da Vedsoft refletem de maneira justa e precisa as operações envolvendo os negócios e/ou disposição dos ativos da Vedsoft, observando as regulamentações e as práticas contábeis aplicadas.

Todas as despesas são contabilizadas com exatidão, incluindo a documentação de apoio adequada e são lançadas nos registros e classificações devidos quando pagas ou reembolsadas.

7. Controles Internos

Cabe a Administração a identificação, avaliação e resposta ao risco, certificando da existência, da execução e da efetividade dos controles, bem como realizar, quando necessário, ação corretiva ou plano de ação de modo a assegurar níveis aceitáveis de riscos nos processos da Organização.

8. Procedimentos para Prevenir Fraudes e Atos Ilícitos no Âmbito de Interação com o Setor Público

Todos os Administradores e Colaboradores, incluindo Estagiários e Aprendizes, e Prestadores de Serviços da Vedsoft, são obrigados a cumprir o presente Programa de Compliance, seguindo as Políticas Anticorrupção, em especial as que possuem relacionamento com o Setor Público.

9. Instância Interna Responsável

A Administração é responsável pela manutenção do Programa de Integridade da Vedsoft. Eventuais casos de não conformidade, consumados ou não, no que diz respeito ao Programa de Integridade, a Administração atua direta e independentemente com os responsáveis visando a imediata interrupção e/ou correção.

Na execução dos trabalhos pode utilizar do apoio, como, por exemplo, o departamento de pessoal ou a contabilidade, entre outros.

10. Canais de Denúncia

É garantida a proteção ao denunciante de boa-fé que se manifestar sobre qualquer violação ao disposto nesta Norma ou sobre a suspeita de atos que possam estar relacionados, direta ou indiretamente, à prática consumada ou mera tentativa de corrupção ou de suborno. Preferencialmente, deverá utilizar o seguinte canal de denúncia (clique aqui).

11. Medidas Disciplinares

Qualquer dos Administradores e Colaboradores, incluindo Estagiários e Aprendizes, e Prestadores de Serviços da Vedsoft, flagrado em violação às Leis, Código de Conduta Ética, Política e Norma Corporativa de Anticorrupção e regulamentos internos estará sujeito a medidas disciplinares, que poderão incluir rescisão contratual de acordo com as leis aplicáveis e as políticas da Organização.

12. Pronta Interrupção de Irregularidades ou Infrações

Para garantir a interrupção de irregularidades ou infrações, ao contratar, estabelecer parcerias, doações, patrocínios e demais processos considerados de maior risco, a Vedsoft utiliza cláusulas padrão em suas minutas de contrato para explicitar:

• a) a responsabilidade do Colaborador ou Prestador e demais agentes intermediários se prevenirem de incorrer em atos ilícitos;
• b) a necessidade de manter práticas voltadas para prevenção e combate à corrupção;
• c) a possibilidade de suspender ou interromper o serviço;
• d) a possibilidade de rescisão contratual; e
• e) a possibilidade de aplicação de penalidades e multas.

Caso identifiquem violações às normas éticas, seja por meio de denúncias ou como resultado de ações de monitoramento, a Vedsoft investiga e assegura a pronta interrupção das irregularidades ou infrações destacadas, bem como remedia tempestivamente os danos gerados, aplicando, inclusive, as medidas disciplinares cabíveis.

13. Diligências

Qualquer dos Administradores e Colaboradores, incluindo Estagiários e Aprendizes, e Prestadores de Serviços da Vedsoft, que busca estabelecer uma relação comercial, deverá antes de realizar a contratação, revisar cuidadosamente e cumprir os procedimentos de due diligence.

De maneira geral, a revisão da due diligence deverá determinar, entre outros:

• a) se a pessoa física que se propõe a prestar serviço à Vedsoft em troca de pagamento é um “Agente Público”;
• b) se a pessoa jurídica emprega ou é uma sociedade onde um “Agente Público” ou uma “Pessoa Exposta Politicamente - PEP”, possua participação societária ou em cujo conselho de administração tenha assento;
• c) se os serviços que a pessoa física ou pessoa jurídica estiver se apresentando para prestar são necessários para promover uma iniciativa comercial ou contrato existente;
• d) se a pessoa física ou pessoa jurídica tem a especialização, experiência e demais qualificações para desempenhar os serviços necessários de forma legítima;
• e) se a pessoa física ou pessoa jurídica demonstram probabilidade de se envolver em práticas que possam expor a Vedsoft a alguma responsabilidade;
• f) avaliar a experiência, porte, capacidade produtiva e localização da empresa;
• g) pesquisar a reputação do Colaborador ou Prestador com outros clientes;
• h) verificar se a empresa possui restrições, como o nome no “CEIS - Cadastro Nacional de Empresas Inidôneas e Suspensas”, "CNEP – Cadastro Nacional de Empresas Punidas" e CEPIM – Cadastro de Entidades Privadas Sem Fins Lucrativos Impedidas, entre outras fontes de pesquisa internas e externas;
• i) consultar diversas mídias para saber se há histórico da prática de crimes contra a administração pública;
• j) avaliar se o prazo e o preço estão compatíveis com os praticados pelo mercado;
• k) verificar se o Colaborador ou Prestador atende às regras internas para contratação e terceirização de serviços;
• l) verificar o seu ramo de atividade principal e se o seu cadastro (CNPJ) está ativo e se existem pendências cadastrais; e
• m) verificar sobre o atendimento, pelo estabelecimento/empresa, das políticas e normas da Vedsoft e das legislações e regulamentações vigentes para contratação de correspondentes e parceiros de negócios, assim como licenças/autorizações exigidas por órgãos reguladores para atuação.

14. Monitoramento Contínuo do Programa de Integridade

O monitoramento contínuo do Programa de Integridade permite que a Vedsoft verifique a efetividade do programa, identifique quaisquer riscos novos que tenham surgido e responda tempestivamente através de correções e aprimoramentos. O monitoramento é feito mediante a coleta e análise de informações de diversas fontes, tais como:

• a) tendências verificadas nas reclamações dos clientes;
• b) informações obtidas por meio dos canais de denúncia; e
• c) relatórios de agências governamentais reguladoras ou fiscalizadoras.

Além da análise de informações existentes, a Vedsoft avalia por meio de Autoavaliação Corporativa se os envolvidos na operação estão cientes sobre os valores e políticas da Organização, se seguem os procedimentos estipulados e se os treinamentos têm trazido resultados práticos. Caso seja identificado o não cumprimento de regras ou a existência de falhas que estejam dificultando o alcance dos resultados esperados, a Vedsoft toma providências para sanar os problemas encontrados.

15. Doações e Patrocínios

15.1. Doações para Candidatos e Partidos Políticos

As doações de pessoas jurídicas para candidatos ou partidos políticos são proibidas por lei, portanto a Vedsoft e suas empresas controladas em conjunto ou individualmente são expressamente proibidas de realizarem quaisquer doações políticas, conforme disposições da Lei 9.504/1997 (Lei Eleitoral) e da Lei 9.096/1995 (Lei dos Partido Políticos).

Por contribuição deve-se entender, além de doação financeira, qualquer outra forma de ajuda, tais como: doação ou empréstimo de bens, cessão de espaço físico ou publicitário, patrocínio de eventos em que candidatos possam ser apresentados ao público, cessão de mão de obra, distribuição de folhetos e “santinhos”, envio de mensagens eletrônicas e afixação de cartazes, entre outros.

Apesar de permitidas as doações por Pessoas Físicas, recomenda-se a todos os envolvidos na Vedsoft que se abstenham da realização de doações pessoais às campanhas eleitorais, estendendo-se igual recomendação àqueles que estiverem inseridos no seu círculo de dependência econômica.

15.2. Doações

É vedada qualquer forma de doação e/ou contribuição em troca de favores e/ou que aparentam ser realizadas como compensação por algum tipo de serviço prestado, para qualquer tipo de pessoa, seja ela física ou jurídica e/ou ainda um agente público e PEP (Pessoas Expostas Politicamente).

15.3. Patrocínios

A Vedsoft pode desenvolver e patrocinar projetos que estejam relacionados com os valores essenciais da marca. Todas as contribuições sob a forma de patrocínio além de estarem alinhadas com os valores da Vedsoft, devem ser transparentes e possuir contratos formalizados entre a Vedsoft e as instituições que serão patrocinadas.

É proibida a realização de patrocínios que caracterizem a intenção de ocultar a existência de corrupção, tráfico de influência ou lavagem de dinheiro. Ou, ainda, quando a Instituição que recebe o patrocínio se envolve em atos ilícitos e isso se reflete na imagem do patrocinador.

Vedsoft Brasil Ltda